8 dicas para escrever bem seus e-mails corporativos!
Nós sabemos que os deslizes gramaticais, a falta de clareza e um tom de linguagem demasiadamente coloquial para o ambiente empresarial são exemplos de utilização imprópria dessa ferramenta, os quais podem prejudicar seriamente a reputação do profissional, a depender da circunstância.
A utilização do e-mail corporativo é de extrema importância para a comunicação em organizações. Porém, é preciso saber utilizá-lo de forma adequada, de modo a evitar mal-entendidos e garantir uma comunicação eficiente. Por isso, compartilho com você 8 dicas para uma utilização mais assertiva do e-mail corporativo.
1. Reflita se o e-mail é o canal mais apropriado para a situação
Embora o e-mail seja um canal de comunicação valioso, é importante lembrar que ele deve ser utilizado preferencialmente para assuntos mais complexos, formais e que não demandem uma resposta imediata. Além disso, é recomendado para o envio de arquivos.
No entanto, se a mensagem que você deseja enviar não exige tanta formalidade, é mais breve ou demanda uma resposta urgente, talvez o e-mail não seja a melhor escolha. Nesses casos, é mais adequado enviar uma mensagem de texto ou telefonar diretamente para a pessoa, a fim de obter uma resposta imediata. Por isso, é importante analisar o contexto da comunicação antes de optar por escrever um e-mail.
2. Seja objetivo no assunto
O assunto do e-mail é o título da sua mensagem e, na maioria dos casos, é utilizado como um filtro para decidir se o destinatário irá ou não abrir a mensagem. Por isso, é fundamental ser claro e objetivo na escolha do assunto. Evite ser misterioso ou incompleto. “Dúvida” não é um bom assunto, mas “Dúvida sobre a apresentação de 31/05” é uma sugestão mais eficaz.
O segundo exemplo permite que o destinatário antecipe o conteúdo da mensagem, facilitando a leitura e o entendimento. Portanto, evite assuntos engraçadinhos ou com trocadilhos, já que, no ambiente corporativo, a clareza e a precisão são essenciais para evitar mal-entendidos.
3. Tenha cautela ao acionar o botão “Responder a todos”
O botão “Responder a todos” permite que você responda um e-mail não apenas ao indivíduo que o enviou, mas também a todas as outras pessoas que receberam a mesma mensagem. Embora essa funcionalidade seja útil em algumas situações, é preciso ter cuidado.
Por exemplo, se o seu chefe deseja saber a opinião das pessoas do seu departamento, será necessário que todos compartilhem sua opinião com todos? Isso pode sobrecarregar as caixas de entrada e, consequentemente, gerar desagrado. Portanto, antes de enviar sua mensagem para seus colegas, avalie se é mais apropriado responder apenas ao chefe. Se for interessante que todos conheçam as respostas, aí sim você pode acionar o botão “Responder a todos”.
4. Utilize um nível de linguagem mais formal
As comunicações por escrito geralmente exigem um nível de formalidade maior em comparação com a comunicação falada. Especialmente no ambiente de trabalho, é importante lembrar que as relações estabelecidas são profissionais, o que reforça a necessidade de ser formal.
O e-mail é, nesse contexto, uma ferramenta de trabalho e muitas vezes é observado pelos supervisores. Portanto, evite usá-lo para assuntos pessoais. Além disso, mesmo que você tenha intimidade com um colega, mantenha a formalidade ao tratar de assuntos relacionados ao trabalho.
Não use: “E aí, Bru! Beleza?”. Prefira saudações mais tradicionais, como “Bom dia, Bruna. Tudo bem?”. Emojis, imagens e pontos de exclamação devem ser usados com cuidado, pois expressam emoções. Em excesso, esses recursos podem tornar a mensagem “imatura”. Nunca coloque uma carinha feliz ao lado de uma mensagem sobre uma crise na empresa, por exemplo.
5. Conheça a cultura e o perfil do destinatário
Se você precisa enviar um e-mail ao colega que senta ao seu lado, com o qual você conversa diariamente, provavelmente não precisará de uma mensagem tão extensa e pomposa. Você pode avisá-lo oralmente que enviará o que ele precisa via e-mail, poupando algumas linhas de texto.
No entanto, se você precisa se comunicar com um supervisor, com alguém de outro departamento, com um cliente ou mesmo com alguém que você não conhece pessoalmente, mantenha o texto formal. Piadinhas e conversas pessoais devem ser deixadas de lado. Analise o perfil da pessoa com a qual você deseja se comunicar e procure escrever um texto adequado a ela, levando em consideração aspectos como: nível de cultura da pessoa, relação hierárquica, personalidade, assunto da mensagem, entre outros.
6. Responda aos seus e-mails, mesmo que sejam enganos
Se você recebeu um e-mail, responda-o. Claro, mensagens publicitárias de outras empresas podem ser descartadas. No entanto, se você recebeu um e-mail de uma pessoa, é importante dar uma resposta a ela. Não é uma conduta profissional adequada ignorar uma mensagem.
Se você recebeu uma mensagem que lhe parece estranha, desconfiando que tenha ocorrido um engano, responda à mensagem mesmo assim. Educadamente, comunique à pessoa que você acredita tratar-se de um engano. Assim, ela perceberá que cometeu um equívoco e poderá encaminhar a mensagem ao destinatário correto.
7. Aprimore o Conteúdo e a Gramática
Escrever um e-mail claro e conciso pode não exigir habilidades excepcionais no idioma português, mas é fundamental que a mensagem esteja livre de erros gramaticais e de digitação. Embora alguns equívocos possam ser compreensíveis, como uma simples vírgula esquecida, outros, como conjugações verbais inadequadas ou a substituição equivocada de um “Ç” por um “SS”, podem manchar sua reputação profissional.
Antes de enviar a mensagem, revise-a minuciosamente para identificar quaisquer falhas que possam ter passado despercebidas. É importante avaliar se o conteúdo faz sentido, se todas as informações necessárias foram incluídas e se a mensagem tem uma estrutura lógica, com começo, meio e fim. Certifique-se de que, se você fosse o destinatário, compreenderia adequadamente o conteúdo. Se o e-mail for escrito em outro idioma, considere solicitar a ajuda de alguém com excelente domínio do idioma para revisá-lo.
8. Verifique se os Nomes e E-mails estão Corretos
Antes de enviar a mensagem, atente-se à grafia dos nomes e endereços de e-mail de todos os destinatários. Da mesma forma que você pode receber e-mails por engano, pode também incorrer no mesmo erro. Revise cuidadosamente os nomes e e-mails, evitando o risco de enviar a mensagem a pessoas erradas. É importante lembrar que escrever os e-mails dos destinatários apenas depois de concluir a redação da mensagem é uma dica valiosa para evitar o envio de mensagens incompletas acidentalmente.
Por fim, é fundamental utilizar apenas o e-mail corporativo para fins profissionais. O uso de endereços eletrônicos pessoais, como aquele que você criou na adolescência, como “paty_happy@”, pode ser mal visto no ambiente de trabalho e prejudicar sua imagem profissional. Faz Sentido?
Ao avaliar os procedimentos necessários para utilizar o e-mail corporativo de maneira apropriada, percebe-se que são pequenos cuidados que fazem toda a diferença. Embora possam parecer insignificantes, eles possuem o poder de influenciar positiva ou negativamente a imagem profissional do usuário. Por isso, é essencial que se faça um bom uso dessa ferramenta, sempre tomando em consideração o bom senso.